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打印临财购【2026】12号
临河区各预算单位，各采购代理机构：
为进一步规范我区政府采购行为，健全内部控制机制，加强过程监督与风险防控，保障政府采购活动的真实性、完整性、合规性与可追溯性，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《中华人民共和国档案法》及《内蒙古自治区政府采购档案管理办法》相关规章制度，现就加强全区政府采购档案管理工作通知如下，请各单位认真贯彻落实：
一、高度重视，充分认识政府采购档案管理的重要性
政府采购档案是记录采购活动全过程、反映采购结果客观情况的第一手凭证，是应对质疑投诉、实施监督检查、开展审计巡察、评估采购绩效、追溯法律责任的关键依据，也是落实采购人主体责任、防范廉政风险的重要支撑。全区各级预算单位及采购代理机构必须高度重视，切实将规范档案管理作为深化政府采购制度改革、优化营商环境、推进廉政建设的重要基础工作抓实抓细。
二、明确归档范围，确保档案资料齐全完整
政府采购档案应涵盖从项目预算、意向公开到履约验收、资金支付的全过程，按照《政府采购项目应归档文件资料清单》归集，主要包括但不限于以下内容：
（一）采购预算、采购意向、采购需求管理、采购计划、采购方式变更审批、单一来源采购公示、采购进口产品审核、委托代理协议等前期文件资料；
（二）采购文件及其澄清或修改、采购公告、中标（成交）通知书、答疑等文件资料；
（三）投标（响应）文件及其补充、修改内容、撤回记录、投标人资格审查、开标记录和录音录像等文件资料；
（四）专家抽取、采购人代表授权、评审过程及评审报告等评审文件资料；
（五）采购合同及其补充、修改、中止或终止、履约验收、资金支付等文件资料；
（六）质疑及答复、投诉处理等文件资料；
（七）其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件资料。
各单位应确保上述资料在采购活动过程中及时收集、整理，做到内容真实、完整、准确，签章齐全。
三、压实主体责任，健全档案管理机制
（一）采购人是第一责任主体。采购人应对本单位政府采购档案的真实性、完整性、安全性和保密性负主体责任。各单位应建立健全本单位政府采购档案管理制度，明确分管领导、责任部门及档案管理人员，确保职责清晰、责任到人。做到收集及时、整理规范、保管安全、利用合规。
（二）采购代理机构承担相应责任。接受委托的采购代理机构负责所代理采购项目档案的收集、整理、立卷工作，可在代理协议中明确政府采购档案范围及移交时间。原则上应在采购合同签订之日起 15个工作日内，将完整、系统的档案原件(或加盖公章的复印件)及电子档案移交采购人归档，同时留存一套副本备查。移交时应办理书面交接手续。
（三）财政部门履行指导监督职责。各级财政部门应依法加强政府采购档案监督检查工作，依照政府采购档案管理法律、法规的规定，对本地区采购人、采购代理机构的政府采购档案工作进行监督检查。
四、规范操作流程，推进电子化管理
（一）采购人、采购代理机构应当按照“一项目一档案”的原则，在采购项目完成后及时移交、归档，集中管理，妥善保存。建立健全档案查阅、复制、借阅登记制度，档案管理人员变动时，需严格交接手续。档案保管期限、销毁程序应符合《中华人民共和国档案法》及《内蒙古自治区政府采购档案管理办法》相关规定。
(二)有条件的单位应积极推进政府采购档案的数字化、电子化管理，利用信息技术提高档案管理效率和利用水平。建立电子政府采购档案备份制度，对于通过电子化交易系统实施的采购项目，应确保系统中生成的全流程电子文件、数据电文等真实、完整、可追溯，并按照电子档案管理要求进行归档保存。
五、强化监督检查，确保管理要求落实到位
各单位应定期对本单位政府采购档案管理情况进行自查，及时发现问题并整改。各级财政部门应依法加强对本地区政府采购档案监督检查工作，对档案管理不规范、资料缺失严重、造成不良后果或存在弄虚作假行为的单位及个人，将依据有关规定严肃处理。
六、其他要求
请各单位接此通知后，立即组织学习，按照要求对政府采购档案管理工作进行梳理完善，完成一次全面的自查自纠与整改规范，切实提升政府采购档案规范化管理水平。
巴彦淖尔市临河区财政局
2026年1月30日
信息公开选项：依申请公开
临河区财政局办公室 2026年1月30日印发
初审：徐阳 复审：孙贺新 终审：李广文
